GESTIÓN DEL FAX DESDE EL CORREO ELECTRÓNICO

Carlos Losada. Las empresas se han convertido en auténticos centros de comunicaciones en los que cada medio de interacción con el mercado tiene una importancia vital. Uno de ellos es el fax, cuya presencia, a pesar de que ha disminuido levemente con la llegada del correo electrónico, sigue siendo fundamental para lograr un tipo de comunicación que se caracteriza, ante todo, por su velocidad. Eso sí, no es menos cierto que su utilización puede no llegar a ser todo lo óptima que debiera. Es más, el tiempo que los empleados pierden en ocasiones para enviar un solo documento puede llegar a ser contraproducente, ya que han de enfrentarse a la pérdida de hojas, han de levantarse del lugar de trabajo, si está ocupado deben esperar y, en el peor de los casos, la máquina pudiera estar falta de tóner o atascada.

FAX2MAIL
Haciéndose eco de esta situación, Xpedite ha diseñado Fax2Mail, "un servicio con el que las empresas tienen la opción de enviar y recibir faxes de un modo muy sencillo desde su servicio de correo electrónico", explica Henri-Noël Bouvet, responsable de Ventas en esta compañía, que también aprovecha para comentar que "se trata de un producto diseñado para todo tipo de empresas, desde autónomos o pymes, hasta grandes compañías, especialmente para aquellas que reciben muchos faxes y que desean ganar tiempo en su gestión".

SENCILLO FUNCIONAMIENTO
Pero, ¿cómo funciona Fax2Mail? La verdad es que, en palabras de Bouvet, no puede ser más sencillo: "El usuario recibe directamente un e-mail en su dirección de correo con un documento adjunto en formato PDF con el contenido del fax (antes, los servidores de Xpedite lo han recibido y lo han transformado). Además, dicho mail siempre tiene el mismo aspecto y el mismo asunto, pues incluye el número del fax emisor y las páginas que incluye. De este modo, es posible poner reglas para incluirlos en una carpeta dentro del gestor de correo".

En cuanto al envío, no difiere nada, con la salvedad de que existe la opción de utilizar documentos en varios formatos: PDF, DOC, XLS, PPT, TXT, RTF, GIF, JPG, etc. Una vez adjuntado, "simplemente hay que mandarlo al número de destino@fax2mail.com. Nuestro sistema se encarga de hacerlo llegar a la máquina del destinatario".

VENTAJAS PARA EL USUARIO
Como es evidente, las ventajas para el usuario son numerosas, y el responsable de Ventas de Xpedite hace un repaso a todas ellas:

1. No es necesario ni papel, ni tóner, ni la propia máquina de fax, con lo que no hay problemas de que se estropee y se evitan gastos en consumibles.

2. Como tenemos multitud de líneas dedicadas, es casi imposible que estén ocupadas, con lo que se agilizará el envío y la recepción.

3. Cada vez que se manda un documento, el usuario recibe en su correo electrónico un informe con el que se sabe si el fax se ha entregado o no. Esto es muy importante porque generalmente quien manda un fax, se olvida de la confirmación… y si el número es incorrecto ha de repetir su acción. Así, en caso de que eso ocurra, lo sabrá rápidamente.

4. Es posible crear desde una hasta diversas cuentas para una empresa, pudiendo proporcionar un número diferente y unidireccional para cada empleado. Eso sí, también es posible otorgar derechos a un administrador para que limite las otras cuentas.

5. En la web están apilados todos los faxes enviados y recibidos, a los que es posible acceder cuando se desee a través de un sencillo interface.

6. Un elemento diferencial es la confidencialidad, puesto que el documento llega directamente a la dirección de cada usuario, y no está expuesto en una máquina que utiliza todo el personal de una compañía.

7. Se trata de un servicio ilimitado que se paga del siguiente modo: una cuota mensual, más un precio por fax enviado y recibido. Además, su contratación es muy veloz, puesto que sólo hay que llamar al departamento comercial de Xpedite y, tras un análisis de las necesidades del cliente, en 48 horas como máximo se ha abierto la cuenta.