AITANA SBS INSTALA MICROSOFT AXAPTA EN FOTOPRIX

“Estaba claro que necesitábamos con urgencia un ERP que solucionara las necesidades de gestión que teníamos, y además queríamos que fuese lo más rápido y poco traumático posible”, explica Joan Fabra, director de Sistemas de Fotoprix, que detalla: “Buscábamos una solución estándar, dado que veníamos de un fracaso en el proceso de implantación de otra aplicación ERP. Tras determinar que AXAPTA era una herramienta adecuada, adaptada a las diversas y múltiples peculiaridades de la compañía, nos dirigimos a Microsoft solicitando que nos recomendaran un partner para afrontar con garantías el proyecto. Y nos condujo a Aitana. A partir de ahí empezamos a trabajar conjuntamente en el proceso de planificación de la implantación, explicándoles qué buscábamos en una solución moderna de gestión. Rápidamente comprobamos que el equipo de Aitana, además de entender nuestra problemática, sabía como gestionar el proyecto en Fotoprix”.

Así pues, Fotoprix se lanzó de lleno a la implantación de un sistema ERP que mejorara su estructura de negocio. Pero analicemos cómo fue el proceso y el modo en que esta compañía fotográfica interaccionó con el fabricante, Microsoft, y el partner que realizó la puesta en marcha, Aitana.

Axapta, el elegido
En primer lugar, el producto elegido para este trabajo fue Microsoft Axapta, “una solución diseñada para cubrir la problemática de la mediana empresa”, apunta Jesús Escolar, Product Marketing Manager de Microsoft Business Solutions-Axapta.

“En la fase de diseño de la aplicación –explica–, se tomaron como modelo los flujos de procesos típicos de este tipo de empresas, teniendo en cuenta no solo las necesidades funcionales, sino el tipo de estructura organizativa que tienen y la forma en que los procesos de negocio les afectan. Dentro de este grupo de empresas, Microsoft Axapta cubre especialmente bien a las más dinámicas, por tener grandes crecimientos, vocación de abordar nuevas líneas de negocio cuando se presenta la oportunidad o con necesidades atípicas o cambiantes. El motivo es su gran flexibilidad para adaptarse a las necesidades concretas de cada uno de nuestros clientes o para desarrollar funciones nuevas que den soporte sus necesidades particulares”.

Este enfoque ha sido clave para el buen funcionamiento de Axapta en el mercado. De hecho, en estos momentos está siendo utilizada por cerca de 5.000 empresas en más 60 países, de las que 260 son clientes españoles.

En lo referente a las empresas que llevan a cabo su comercialización en nuestro país, hay que señalar que el canal de Microsoft Business Solutions en nuestro país lo componen unos 90 partners, 30 de ellos certificados para trabajar con Axapta

Calidad de nuestros partners
“En mi opinión –reconoce Escolar–, la principal fortaleza de MBS es la excepcional calidad de nuestros partners. Concretamente, Aitana SBS –que se ha encargado de la implantación de la solución en Fotoprix– tiene una magnífica cualificación técnica y sobre todo un foco absoluto en conseguir la satisfacción de nuestros clientes comunes. Cuando uno de ellos nos elige, está optando por una herramienta y un socio tecnológico que comprenda sus necesidades y sepa plasmarlas en dicha herramienta, siendo tan importante una faceta como la otra. Con este planteamiento, Aitana SBS es un partner perfecto para hacer de Microsoft Axapta una gran solución para nuestros clientes”.

Esta afirmación queda clara si nos atenemos a los clientes que este partner tiene con soluciones basadas en los productos de MBS: Navision, Axapta y CRM, ya que suman más de 150 en la actualidad.

“La apuesta de Aitana SBS por las soluciones ERP-CRM de Microsoft Business Solutions es completa en un doble sentido: por un lado, y a diferencia de otros partners, Aitana está totalmente especializada en productos MBS; y por otro, nuestro portfolio incluye todos sus productos ERP–CRM. Esto es así por el amplio abanico de clientes –con diferentes casuísticas, problemáticas u objetivos– que confían en nuestra compañía”, dice Antonio Salas, director de la delegación de Cataluña de esta empresa, que aprovecha para añadir: “El crecimiento que ha tenido AITANA en los últimos años nos ha situado en una posición de liderazgo, tanto por volumen de ventas, como por número de proyectos realizados. Esta situación se ve reforzada por el reconocimiento internacional que ha supuesto ser el representante español en el exclusivo Inner Circle de MBS, nombrado el pasado agosto en California (EE.UU.). También ha sido muy importante obtener la mayor calificación que Microsoft otorga a sus socios: ‘Gold Partner con competencia Business Solutions’. De este modo, podemos afrontar con las máximas garantías proyectos de cualquier sector, dimensión o complejidad”.

“Así es –reconoce Jesús Escolar–, Aitana SBS es uno de los primeros partnes que apostaron por Axapta en nuestro país, allá por el año 2000. En este punto hay que tener en cuenta que la relación con nuestros partners no es de proveedor-distribuidor, sino que más bien es de socios con un objetivo común. En este sentido, y a pesar de los mínimos definidos de forma contractual entre Aitana SBS y Microsoft, nuestra forma de trabajo es la de afrontar cada situación que se nos plantea con un enfoque de colaboración. Lo que realmente nos importa a ambas compañías es ofrecer soluciones satisfactorias a nuestros clientes”.

Inicios del proyecto
Volviendo al tema que nos ocupa, que es la implantación de AXAPTA en Fotoprix, Antonio Salas recuerda que “esta compañía inició el proceso con la selección del producto AXAPTA como base de su futura solución de gestión. Posteriormente, solicitó de MBS la recomendación de un partner que pudiera afrontar un proyecto de estas dimensiones. A partir de ese momento, y de acuerdo con los objetivos estratégicos y funcionales definidos por la Dirección de Fotoprix, elaboramos nuestra propuesta. Asimismo, la planificación del proyecto se vio condicionada por diferentes circunstancias de esta empresa, tales como la fuerte estacionalidad de su actividad (picos de trabajo en verano y Navidad), o los cambios tecnológicos debidos a la rápida evolución de la fotografía digital. Por ello, se definió un proyecto que permitiera alcanzar los objetivos en un periodo máximo de ocho meses, estableciendo la fecha de arranque en el mes de junio. Las áreas involucradas fueron Compras, Almacén, Distribución, Administración y Finanzas, así como la realización del interface con los dispositivos TPVs de las tiendas”.

En este proyecto, el equipo de Aitana estuvo compuesto por ocho personas con diferentes perfiles y responsabilidades: desde un director de Proyecto y consultores especialistas en Finanzas, Logística y Sistemas hasta los programadores. Fueron estos profesionales los que pusieron en marcha una iniciativa que garantiza la evolución y crecimiento de Fotoprix para afrontar futuros retos. Y es que este sistema ERP, que se caracteriza por ser completo, fiable y escalable, representa el núcleo de todos los procesos de esta empresa.

Mejoras en Fotoprix
Sobre los cambios que se han conseguido, Francisco Gamiz, director general de la firma de distribución fotográfica, comenta que “en general se han simplificado los procesos, ya que hay muchas tareas que se generan y procesan automáticamente. Sin embargo, creo que el mayor beneficio se obtiene por disponer de un sistema centralizado que permite a los diferentes departamentos realizar de un modo ágil su actividad habitual. De hecho, tiene que ser la base de nuestro crecimiento futuro”.

Ahondando en los beneficios que AXAPTA proporciona a Fotoprix, Gamiz se refiere a que “debido a las nuevas tecnologías digitales, el mercado de la fotografía se encuentra inmerso en un enorme proceso de adaptación: el público demanda nuevos servicios, sistemas, comunicaciones, etc. Sin un sistema de gestión moderno y adaptado a nuestras características resultaría imposible mantener nuestra posición de liderazgo. Ahora nos encontramos en un proceso de adaptaciones y ajustes, en el que los empleados se están familiarizando con la herramienta; por lo tanto, es normal que aún no esté a pleno rendimiento. Pero podemos afirmar que en casi todos los ámbitos de la empresa se han percibido mejoras importantes, habiéndose simplificado procesos, adquirido una capacidad de análisis antes impensable e implantando una base tecnológica acorde al tipo de empresa que queremos ser. Un ejemplo claro es que Almacén gestiona todo mucho mejor, está más organizado, y se ha conseguido reducir el tiempo de trabajo de ocho a dos horas para una misma tarea. Además, desde el punto de vista de Dirección, también las percepciones son positivas, puesto que dispone de mayor información y calidad en el mismo momento que la necesita”.

Servicios de Aitana
Por supuesto, Aitana ha prestado una serie de servicios en este proyecto, relacionados con la organización, la consultoría y la programación, los cuales se orientan a cubrir las necesidades de gestión y control de las diferentes áreas funcionales de la compañía en cada una de las 12 empresas que conforman el Grupo Fotoprix.

Este soporte se ve reforzado con el propio Departamento de Sistemas de esta marca, que cuenta con ocho personas, aunque sólo dos participaron activamente en la implantación de AXAPTA, realizando tareas de Desarrollo y Soporte para la integración y estabilización del proceso de implantación.

Finalmente, sobre los futuros proyectos entre Aitana y Fotoprix, el director de la delegación de Cataluña de este partner de Microsoft Business Solutions, explica: “El proyecto de implantación de AXAPTA en Fotoprix se definió con un alcance acotado y basado en objetivos tangibles. Nuestra sistemática se basa en procesos de mejora continuos, que permitan ampliar y mejorar la funcionalidad de los sistemas de gestión. Nuestra colaboración con FOTOPRIX continúa en este sentido, así como en nuevos proyectos, como la utilización de un portal web orientado a la gestión de pedidos de las diferentes franquicias”.